自己啓発

知らなきゃ損!仕事効率化する習慣と思考法3選

仕事の効率化に関する書籍・You tubeなどがたくさん出ていますね。

本屋さんに行くと「仕事ができる人の〇〇」などの書籍が並んでいるのが定番です。

それだけ書籍があるということは、

社会人
社会人
仕事の効率化を図りたい!

このように考える方が多いのだと思います。

実は私も、同じことを考えている中の1人です。

私は仕事が遅いタイプで、毎日朝から夜遅くまで仕事しかしていない毎日でした。

しかし、さすがに「これはまずいな」と思い、書籍や某オンライン学習などで勉強しながら仕事の習慣を変えていき、今では定時以外は基本的に仕事をせずに、自己啓発の時間やブログ作成作業に時間を使うことができるようになりました。

そこで今回は、仕事が遅い私でも、仕事の効率化につながった3つの考え方を自戒の念も込めてご紹介します。

この記事はこんな方向けです。

読者の方
読者の方
仕事を効率的にと言われても、どうすればよいかわからない

読者の方
読者の方
自分のやり方のどこが悪いかがイマイチよく分かっていないんだよね

NG①思い立ったらすぐ作業にとりかかる

思い立ったらまず「イメージ」が大事だと私は思っています!

思い立ったらすぐ「作業」にとりかかるのは一見早そうに見えますが、逆に時間がかかって回り道になることがあります。

私の例で言うと、こんなNG行動がありました。

×プレゼン資料作成を依頼されたので、すぐパワポを立ち上げて作り始める。

いきなりパワポで1枚ずつ作り始めても、思考がまとまっていないので逆に時間がかかります。

○最初に「最も伝えたい事」「ストーリー」を想像して、全体の骨子が出来てからスライド作成にとりかかる。

この習慣に変えることで、時間も質も改善することができました。

全体像を考える際に、私は紙に書くと考えが浮かびやすいですが、Wordやマインドマップなど好みに応じて何でも良いと思います。

他にも講演会日程調整をする際に、すぐ教授へ打診した結果、再調整が何度も発生し、二度手間・三度手間になったという苦い経験があります。

自分の失敗経験を振り返ると、事前に立ち止まって様々な可能性を想像してから動いておけば、こんなに労力がかからなかっただろうな~と思うケースが多かったです。

この点に気付いてからは、従来よりも要領よく進めることができました。

ですので、動き出す前に立ち止まって、最初に「想像」「アウトラインを作成する」を心がけてみるようにしてはいかがでしょうか。

NG②全ての仕事に全力投球する

仕事の注力度にはメリハリをつけることが大事だと思います。

特に全力投球すべきなのは「意味のある成果」を生み出す仕事に集中することです。

全ての業務を100%フルにこなそうとしていたら、こんなことを思った経験はありませんか?

メディ太
メディ太
時間がいくらあっても足りないぞ!!

ましてや、就業時間内で業務を終わらせることは、私の能力では不可能でした。

私の会社だけかもしれませんが、自分の行っている業務を振り返ると、仕事の種類をこのように大別することができました。

①成果に直結する仕事

②成果につながっているか曖昧な仕事

③成果につながっていないが、惰性で続いている仕事

ここでの「成果」に関しては、各自の組織や役職に応じて「自分の実績」「チームの実績」「マネジメント」「組織運営」など、主語は変わってくると思います。

仕事を分類していくと、①に時間を費やすべきなのは言うまでもありませんが、ついつい②③にも相当量の力を注いでしまうことがありました。

②③に多い例として「社内会議用資料作成・社内事務手続き・社内用報告関連業務」をイメージする方が多いと思います。

「成果に直結する仕事」を抽出するために、私が行った判断基準は以下の通りです。

「成果に直結する仕事」を抽出する判断基準の例

●この仕事は、どんな意味のあるミッションなのか?

●この仕事は、どんな意味のあるアウトプットを出す仕事か?

●この仕事は、出したアウトプットが問題解決・成果・業績につながるのか?

判断軸は、読者の皆様にもあると思いますので、1つの参考程度にしていただければ幸いです。

とにかく、メリハリをつけてやるべき仕事にエネルギーを集中できるように見直していきましょう!

NG③自分1人で仕事を抱え込む

周りに任せることで、「本来やるべき自分にしかできない仕事」に集中できる環境を作ることが大事だと思います。

例えば、講演会業務・スライド作成・ちょっとした社内調整など、1つ1つの案件は小さくても、何でも自分で抱えると時間はいくらあっても足りないという現象に陥ります。

私は典型的なこのタイプで、

メディ太
メディ太
若手社員だから雑用も振られて仕方ないよね

このように勝手に解釈していましたが、仕事が早い先輩をよ~く観察していると、このように思いました。

メディ太
メディ太
これは年齢の問題じゃないぞ!!

私の場合、仕事を周りに振れない原因は、仕事を周りに振ることに抵抗を感じる思考のクセがあることでした。

例えば、こんな考えが浮かんでいました。

メディ太
メディ太
これくらい自分でやれよって思われるかな~。

メディ太
メディ太
こっちに仕事振るなよ!と迷惑がられてしまうかな~。

しかし、これは私が勝手に仕事を触れない言い訳にしていただけで、周囲へのコミュニケーションを適切に行えば問題になることはありませんでした。

逆に、適切に仕事を割り振れば、相手は業務過多にもならずに経験を積むことができるため、メンバーを育成するためにも大事だ!ということに気付きました。

MRの方は、Web講演会の企画・運営はちょうど任せやすい業務だと思います。

周りに振ることで参加意識が高まったり、互いの業務を知ることでチームワークも発揮されやすくなるので、

✕自分のために仕事を振る

〇周囲の成長のために仕事を振る

この意識を持ってみるのはいかがでしょうか。

今後、管理職になると、個々の能力を見極めて仕事を適切に割り振りながら、業務遂行と人材育成をすることがメイン業務になります。

管理職になってから苦労しないためにも、早めから練習のつもりで実践してみると良いと思います。

まとめ

今回は、私が経験した非効率な仕事の進め方と改善案をご紹介しました。

ポイントは以下の3つです。

思い立ったらまず「イメージ」から開始する!

仕事の注力度にはメリハリをつける

自分でなくてもできる仕事は周りに任せる

基本的な点ですが、もし少しでも参考になる点があれば嬉しいです。

最後まで読んでいただきありがとうございました!

Twitterでは定期的に記事や投稿をしていますので、フォローやコメントをしてもらえるとありがたいです。

以下は関連記事です。

社内コミュニケーションで絶対やってはいけない発言や思考をご紹介しています。

誰でも簡単にできる時短術を3つご紹介しています。

社内のメンバーを上手に巻き込んで動かしていくコツをご紹介しています。

もし今回の記事を「いいね!」を思っていただけた方は、ポチっとクリックして投票(応援)してもらえると嬉しいです!

にほんブログ村 経営ブログ 仕事術へ
にほんブログ村