ここ数年で「生産性」という言葉が定着し、みなさんの会社でも「生産性向上」「効率化」「スマートワーク」という言葉が飛び交っているのではないでしょうか？
こんな声もよく耳にします。
良くない事例では「業務効率化」を求めているにも関わらず、業務量・作業方法は全く変えずに効率化の指示だけ下りてきて、現場が疲弊することが起こっています。
仕事を効率化する時は「見直す」「減らす」「任せる」「自動化」が大事だと思います。
今回はその中から、誰にでもできる「減らす」時短術をご紹介したいと思います。
紹介する項目は以下の4つです。
●PCの単語登録設定
●高機能マウス活用とポインター動作最速化
●よく使う文書のテンプレート化
●PCのフォルダ整理
こんな方にオススメです。
【MR仕事効率化①】 PCの単語登録設定で作業時間を削減
PCの単語登録設定を行えば、毎回全ての文章を入力する労力が「1～2文字」の入力で完結します。
最初の入力作業を行うだけで、圧倒的に作業がラクになるので絶対におすすめです！
単語登録設定のメリット
●1～2文字の入力だけで定型文が完成するので作業が早くなる
●人名、社名、役職名などの入力ミスを回避できる
●予測変換の選択肢から判断する労力から解放される
私は月1の頻度で単語を見直し、頻出ワードは単語登録(単語追加)するようにしています。
仕事でスマートフォンを使用する方はパソコンの単語登録設定と同じ内容を登録すると混乱しないので便利ですよ。
入力におすすめの項目を以下に記載します。
特に「人名」「社名」「役職」はミスをすると信頼を失うので、重要顧客や連絡頻度が多い人は登録必須です！
単語登録(単語追加)におすすめの項目
●社内略号
●製品名称
●得意先の社名・施設名
●部署名・診療科名
●顧客名・役職名
●社員名
●形式あいさつ(例：ありがとうございます。)
●自分の名前・メール・電話番号
●自社名・住所・電話・FAX
●よく使用する文章
「予測入力」の機能もONにしておくと更に効率的に文章が書けるので便利ですよ！
単語の登録方法は以下の手順です。(Windows10 Ver.2004以前)
Windows10 Ver.2004以降では、「単語の追加」という表現に変更されています。
さらに、「A/あ」を右クリックしても単語の追加が表示されませんので、検索から「単語の追加」を入力するなどの手順が必要です。
IMEも新しくなっていますが、従来版を使用する際は以下の手順で戻せます↓
【MR仕事効率化②】高機能マウスとポインター動作最速設定
高機能のマウスを使用してポインター動作を最速設定にすれば、劇的に作業が効率化します。
まずは高機能マウスを使ってみた私の経験談からご紹介します。
付属品マウスとは全っっ然違うので、便利さに衝撃を受けると思います。
毎日の小さな時間の効率化が大きな差になっていくことを実感できるはずですよ。
私はエレコムのマウスを愛用中です。
エレコムの高機能マウスを使ってよかった点
●マウスの反応が良いのでカーソル移動が速い！
●高速スクロール機能があるので、サイトやエクセルを一気にスクロールできて便利！
●横スクロールがあるので、エクセルで左右を確認したい時にめちゃくちゃ便利！
●マウスに「戻る」「進む」のボタン設定があるので、画面移動操作がとても楽！
●自分オリジナルのボタン機能割り当てを設定できる！
こう思った方は、今のマウスポインターのスピードを最速にするだけでも、作業効率は改善しますよ！
最初は早すぎて違和感を感じるかもしれませんが、2日くらいで速度に慣れてきます。
1度最速の設定に慣れてしまうと、通常設定は遅すぎて非効率に感じるようになるくら差が出ますよ。
ポインター速度の変更方法は以下の手順です。(Windows)
【MR仕事効率化③】テンプレート化で作業を簡略化
社内で頻回にやりとりする資料や定期的に発信するメールは、テンプレート化すると便利です。
私は、自身のPCフォルダ内に「テンプレート」専用のフォルダを作成して、用途別に分けて準備しています。
必要な時にはそこからコピペで作成するだけなので非常にラクですよ。
テンプレートしている例を以下にご紹介します。
テンプレート化におすすめの項目
●上司への社内申請手続きの文面
●経費精算時の文面
●講演会企画時に発信するメール文面
●講演会演者の講演依頼or講演受諾メール文面
●郵送時の文面
●住所・宛名の文面
顧客へ発信する時は、テンプレートだけでなく人柄が伝わる文章も添えるようにしましょう。
無機質な文面だけでは返事をもらえないだけでなく、読んでもらえない可能性もあります。
【MR仕事効率化④】PCのフォルダ分けを項目別に整理する
デスクトップやフォルダを項目別に整理して「どこに何があるか？」をすぐに出せるようにしましょう。
使わない資料は「削除」or「外付けHDDに移行」すればPCの空き容量を確保できて動作もスムーズになります。
さらに、資料タイトル冒頭に「日付」などを入力すれば、規則的に上から並べられるので探しやすいのでおすすめです。
私はMR(営業)としてセミナーの案内状を複数管理することが多いです。
案内状が乱立すると整理が大変ですが、講演会案内状フォルダ内に「日付順」で格納しているので確認作業が容易になりました。
まとめ
今回は、超基本の誰でもできる時短術をご紹介しました。
●PCの単語登録設定
●高機能マウス活用とポインター動作最速化
●よく使う文書のテンプレート化
●PCのフォルダ整理
細かな作業ですが、毎日必ず使用しますので、塵も積もれば大きな違いになりますよ。
まだ実施していない方は是非お試しください。
本日も最後までご覧いただきありがとうございました！
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