自己啓発

【PC時短術】効率的かつミスが減る!おすすめ設定方法

ここ数年で「生産性」という言葉が定着し、当ブログをご覧いただいている読者の方の会社でも「生産性向上」「効率化」「スマートワーク」という言葉が飛び交っているのではないでしょうか?

読者の方
読者の方
会社は効率化と言うくせに何も体制を変えないけどね
読者の方
読者の方
結局仕事量が増えて困っています

こんな声もよく耳にします。

悪い事例では、「業務効率化」を求めているにも関わらず、業務量・作業方法は全く変えずに効率化の指示だけ社員にとんでくるので、現場が疲弊するということが起こっているようです。

効率化には「見直し」「減らす」「任せる」「自動化」が大事だと思います。

そこで、今回は誰にでもできる基本中の基本である時短術をご紹介したいと思います。

紹介する項目は以下の4つです。↓

●単語の登録

●マウスのポインター最速化

●テンプレート化

●PCのフォルダ整理

誰にでも実践できる内容という観点で今回の4つを選びましたが、既に知っていた方はごめんなさい。。

こんな方にオススメです。

読者の方
読者の方
メール作成の時間を減らしたい
読者の方
読者の方
効率的に社内作業を進めたい

単語の登録(単語の追加)

毎回全ての文章を「入力→変換」する労力が「1文字~2文字」入力で完結します。

他にも、予測変換でなかなか検索結果に出てこない時がありませんか?

検索結果を確認する作業に時間を費やすのは勿体ないので、すぐに設定をしましょう!

非常に大事な効率化ツールです!!!

私は月1の頻度で単語を見直し、頻出ワードは単語登録(単語追加)するようにしているのでほぼテンプレ化しています。

パソコンと同じ設定を会社貸与のスマートフォンでも同様に設定した方が便利ですよ。

単語を設定している例を以下にご紹介します。

人名はミスをすると信頼を失うので、重要顧客や連絡頻度が多い人は登録必須です!

●社内略号

●製品名称

●得意先の施設名

●診療科名

●顧客名(よくメールする顧客)

●社員名

●形式あいさつ(例:ありがとうございます。)

●自分の名前・メール・電話番号

●会社名・住所・電話・FAX

●よく使用する文章

「予測入力」の機能もONにしておくと効率的に文章が書けるので便利ですよ!

単語の登録方法は以下の手順です。(Windows10 Ver.2004以前)

画像の拡大リンクはこちら

Windows10 Ver.2004以降では、「単語の追加」という表現に変更されています。

さらに、「A/あ」を右クリックしても単語の追加が表示されませんので、検索から「単語の追加」を入力するなどの手順が必要です。

IMEも新しくなっていますが、従来版を使用する際は以下の手順で戻せます↓

Microsoftサポートリンク先はこちら

PC,jpeg

マウスポインターの速度を最速化

マウスポインターのスピードを最速にすると、サクサク作業が進みます!

最初は早すぎて違和感を感じるかもしれませんが、2日くらいで慣れます。

逆に、最速設定に慣れてしまうと通常設定は遅すぎて非効率に感じるようになってきます。

タッピング速度を最速にすると、ダブルクリックが認識されない場合があるので、こっちはそこまで早くしなくても大丈夫だと思います。

ポインター速度の変更方法は以下の手順です。(Windows)

ちなみに、マウスそのものを高機能なタイプに買い替えるのも有用な手段だと思います!

機能面で最初からセットでついているマウスとは全然違うので、毎日の小さな時間の積み重ねが大きな差になることを実感できるはずですよ。(私は買い替えて高機能さに衝撃を受けました!)

私はエレコムのマウスを愛用中です。


このマウスが便利だなと感じているのは以下のポイントです。

オススメポイント

●反応が良いのでカーソル移動が速い!

●高速スクロール機能があるので、一気にスクロールできて便利!

●横スクロールがあるので、エクセルで左右を確認したい時にめちゃくちゃ便利!

●マウスに「戻る」「進む」のボタン設定があるので、画面移動が楽になる!

●自分オリジナルのボタン機能割り当てを設定できる!

テンプレート化

社内で頻回にやりとりする資料や定期的に発信するメールは、テンプレート化すると便利です。

私は、自身のPCフォルダ内に「テンプレート」専用のフォルダを作成して、用途別に分けて準備しています。

必要な時にはそこからコピペで作成するだけなので非常にラクですよ。

テンプレートしている例を以下にご紹介します。

●上司への社内申請手続きの文面

●経費精算時の文面

●講演会企画時に発信するメール文面

●講演会演者の講演依頼or講演受諾メール文面

●郵送時の文面

●住所・宛名の文面

PCのフォルダ整理

デスクトップやフォルダを項目別に整理して「どこに何があるか?」をすぐに出せるようにしましょう。

資料がどこにあるか探す時間は勿体ないので、整理に時間を要しても今後のことを考えると取り組む価値はあると思います。

使わない資料は削除or外付けHDDに移行することで、PCの空き容量を確保できれば動作もスムーズになりますよ。

MRの方はWEB講演会が乱立して整理が大変だと思いますが、講演会案内状フォルダを作成し、講演会の案内状タイトル冒頭に西暦と日付を書いておけば上から日付順に並ぶので確認しやすいと思います。

まとめ

今回は、超基本の誰でもできる時短術をご紹介しました。

●単語の登録

●マウスのポインター最速化(高機能なマウスの利用)

●テンプレート化

●PCのフォルダ整理

細かな作業ですが、毎日必ず使用しますので、塵も積もれば大きな違いになりますよ。

最初の設定さえしてしまえば良いので、もしまだ実施していない方は是非お試しください。

本日も最後までご覧いただきありがとうございました!

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