自己啓発

【実例】大学担当MRが随行業務を行う効率的な手順を解説!

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慣れない土地へ担当先の医療者と移動する場合、皆さんはどんな準備をしていますか?

先日、新しく大学病院担当のMRになった友人からこんな質問を受けました。

友人
友人
大学担当って出張が多いイメージだけど、どんな準備してるの?

結論を言うと、予定通り目的地に到着できるための「行程準備」や、途中で発生する時間の「雑談」「仕事」の話を念入りに準備しています。

そこで今回は事前準備事項と、知っておくと便利なアプリやエピソードを含めながらご紹介します。

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なぜ随行(出張)が発生するのか?

「講演会」と呼ばれる製薬会社が行う疾患や医薬品情報を啓蒙するイベント開催が出張のきっかけになります。

講演会では、基本的に製薬会社の社員が発表するのではなく、領域のスペシャリストである経験豊富な医療関係者が講師として講演することが一般的です。

著名な医療関係者であれば、他府県から「ぜひ講師として講演してください」と依頼がくるので、担当MRは企画の調整~当日の運営まで対応することが業務として発生します。

どんな業務が発生するのか?

主に以下はメーカー問わず発生する業務になります。

COVID-19の影響で交通や宿泊手配は一時的に減りましたが、今後も以下は続くと予想されます。

次の項目からは、順番に内容を解説していきます。

発生業務

・講師(演者)への企画依頼と打ち合わせ

・交通、宿泊手配

・書類作成

・依頼元(社内)と企画内容の調整

・当日の随行(アテンド)

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講師(演者)への企画依頼と打ち合わせ

講師に講演を打診する場合、事前情報として企画の背景を把握しておくことはとても大事です。

想定質問を作成しましたので、最低限の回答準備としてご参考ください。

もしイメージが浮かびにくい方は、ご自身が急に講演を依頼された時に疑問い思うことを考えてみることをオススメします。

想定質問

・どういうことを目的とした企画(講演会)なのか?

・依頼元の幹事となる医療者は誰か?

・どういう経緯で依頼が来たのか?

・どんな講演を希望するのか?

・参加者の内訳や属性は?

・毎年開催している場合、過去開催した企画内容は?

・この企画の役割者(座長、演者)はどんな方か?

交通、宿泊手配

飛行機・新幹線など、県を跨いで移動することも多いため、スムーズな交通手配ができるよう準備が必要です。

経路や天候などはネットで調べるよりも土地の方に聞いた方がリアルな情報を得られますので、依頼元の社員に確認しましょう。

ここでは交通手配に便利なアプリをご紹介します。

オススメアプリ

【飛行機】

●駅探

●ANA、JAL公式

航空機の手配を一度に把握する非常に便利なアプリです。

空港間の時刻検索をすぐに検索できるので、自身の業務時間短縮にも役立ちますよ。

【公共交通機関アプリ】

●新幹線:EXアプリ

●経路検索:Googleマップ、乗り換え検索アプリ

最低でもこれらは全て登録しておきましょう。

特にANA、JALはカードを作成して会員になりましょう。そうすることで緊急手配の対応もスムーズに実施できます。実際に私が地方へ随行していた際に、講演会中に翌朝の復路便が急遽欠航となり、もう1社の便は運航していたため携帯のアプリからすぐに手配した経験があります。

Googleマップは、空港から会場までの移動時間を把握するために非常に便利です。

宿泊は特筆すべき点はありませんが、確認することが多いのは「喫煙・禁煙」「翌日の出発時間とホテルの朝食開始時間」です。

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書類作成

社内手続きや、講師との打ち合わせで使用する資料があります。

内容は個々の好みがあると思いますが、資料を早めに準備することが大事です。

自分のペースだけで進められない用件もありますので、相手と相談してから返答があるまでのタイムラグも加味して進める方がいいと思います。

依頼元(社内)と企画内容の調整

社内の依頼元には企画の目的がありますので、すり合わせが必要です。

また、エリア情報や依頼主側の医療者情報を事前に教えてもらうことも大事です。

理由は、講師に事前情報として耳に入れておいた方がよいことを知っておくことで、トラブル回避につながるからです。

以下に一例を挙げてみます。

依頼元から事前に把握すること

【企画関連】

・講演会の幹事となる医療者情報

・講師控室で同席する医療者情報

・講演会で他に演者がいる場合

・依頼元エリアでの自社や自社製剤の情報

【雑談関連】

・有名な名産品や土地の情報

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当日の随行(アテンド)

事前に依頼元から情報収集した注意事項があれば、当日に確認を兼ねて再度情報を伝えましょう。

また、冬や台風のシーズンは特に、当日の経路情報は念入りに確認しながら、緊急時の代替案も頭の片隅に入れておく方がいいと思います。

1番悩むのが、随行中の会話ではないでしょうか?特に初めての場合は緊張もするのでどうしようか迷うこともあります。

会話のパターンとしては主に以下の3つに分かれると思います。

①積極的に話をするMR

②相手の様子に合わせて話をするMR

③基本的にMRからは話をしないMR

正解はありませんが、無難に対応したいなら「②相手の様子に合わせて話をする」という方法になると思います。

例えば、最初は相手が話しかけてくるまで必要な用件以外はMRから話を振らず、相手から話をしてくれた時には話題を掘り下げていき、反応を見ながら会話するかやめるかを判断するという方法です。

MRからすると、沈黙が嫌でついつい無理に話をしたくなるかもしれませんが、相手の性格次第では逆効果になることもありますので注意しましょう。

まとめ

今回はMRの随行に関してご紹介しました。

多い方だと週に複数回発生している大学担当者や著名施設の担当者がおられます。

慣れてきても思わぬトラブルが急遽発生することもありますので、準備は常に周到に実施しておきましょう。

今回の記事が少しでもお役に立てれば嬉しいです。

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